Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest

Yrittäjän ajanhallinta – parhaat vinkit parempaan ajanhallintaan

Riittääkö aikasi kaikkeen mitä haluat tehdä? Saatko päivän aikana tehtyä kaiken mitä olet sille päivälle suunnitellut? Pilaako usein jokin yllättävä työtehtävä koko päivän suunnitelmallisuuden?

Sinulla on hienoja suunnitelmia, mutta et löydä tarpeeksi aikaa toteuttaa niitä. Aloitat työpäiväsi lukemalla sähköpostit ja vastaat asiakkaille. Käyt nopeasti somessa kirjoittamassa muutaman kommentin ja postauksen. Pian huomaatkin, että onkin jo lounastauko. Käyt lounasravintolassa syömässä, kun et ole ehtinyt tekemään itsellesi ruokaa eikä kaupan valmisruoka-annokset enää houkuttele. Olet syönyt niitä jo kiintiön täyteen. Kun tulet takaisin työpaikallesi tai kotitoimistollesi, huomaat, että eräs asiakkaistasi on vastannut sähköpostiisi ja saat yllättävän lisätehtävän, joka pitää hoitaa heti. Miten tämäkin päivä kului taas niin nopeasti? Kuulostaako tutulta?

 

Ota aikasi takaisin hallintaasi

Älä kuluta päiviäsi enää näin! Tässä kirjoituksessa kerron sinulle, miten saat kallisarvoisen aikasi takaisin omaan hallintaasi, etkä anna muiden määritellä miten päiväsi kulutat.

Teen itse töitä kotitoimistossa omassa yrityksessäni ja olen huomannut, kuinka helppoa on saada päivät katoamaan edellä kuvaamallani tavalla. Halusin reagoida viesteihin aina nopeasti, koska välitän asiakkaistani, mutta niihin ja moneen muuhun asiaan kului päivästäni aivan liian paljon aikaa ja minusta tuntui siltä, että päivät toistuivat samanlaisina, enkä saanut mitään konkreettista aikaan päivän aikana.

Jos koet saavasi itsellesi hyötyä tästä kirjoituksestani, niin pyydän, että jakaisit kirjoitustani eteenpäin, jotta mahdollisimman moni voisi myös saada oman aikansa paremmin hallintaansa.

 

Hallitset omaa aikaasi. Aika kuuntelee sinua ja antamiasi ohjeita.

Sinä hallitset omaa aikaasi ja päätät mihin aikasi kulutat. Jos et halua tehdä esim. kylmäsoittoja asiakkaille, älä tee. Suunnittele yrityksesi asiakashankinta niin, että houkuttelet asiakkaat luoksesi muilla keinoilla. Tee vain niitä asioita, joista pidät ja mitkä ovat tärkeitä sinulle sekä niitä, jotka vievät yritystäsi eteenpäin.

Arvosta omaa aikaasi, äläkä tuhlaa sitä turhuuksiin tai anna muiden päättää mihin aikasi kulutat. Sinun on mahdollista järjestää aikaa kaikelle sille, mitä itse pidät tärkeänä. Tee mielikuvaharjoitus. Mieti seuraavaa lausetta muutaman minuutin ajan: ”Hallitsen omaa aikaani. Aika kuuntelee minua ja antamiani ohjeita.” Ajattele, että tämä pitää paikkansa sinun kohdallasi. Miten se voisi muuttaa ajanhallintaasi?

Oletko lukenut Timothy Ferrissin kirjan Neljän tunnin työviikko? Siinä neuvotaan, miten voit automatisoida ja ulkoistaa yrityksesi tehtävät niin, että sinun ei tarvitse tehdä töitä kuin yhtenä päivänä viikossa neljä tuntia. Esimerkiksi kokoukset ja sähköpostien lukeminen keskitetään yhteen päivään viikosta (esim. maanantaille). Sähköpostiohjelmasta lähetetään aina automaattinen viesti sähköpostin lähettäjälle, jossa kerrotaan, että sähköposti luetaan maanantaina. Jos on kiireellistä asiaa, niin kehotetaan soittamaan assistentille. Assistentti päättää, onko asia niin kiireellinen, että se ei voi odottaa maanantaita. Voit soveltaa tätä omaan elämääsi esim. siten, että päätät lukea sähköpostit aina tiettyyn aikaan päivästä / viikosta ja otat tietokoneen automaattiset ilmoitukset pois käytöstä.

 

5 vinkkiä parempaan ajanhallintaan

  1. Analysoi mihin kulutat aikaasi. Tarkkaile itseäsi muutaman päivän ajan ja kirjoita itsellesi ylös tunnin välein, mitä olet tehnyt kyseisen tunnin aikana. Päivän lopuksi laske yhteen kuinka paljon olet käyttänyt aikaa esim. someen, sähköposteihin, asiakaspalveluun, laskuttamiseen, suunnitteluun yms. Näin näet paremmin mihin aikasi oikeasti kuluu.

 

  1. Tehosta työskentelyäsi tauoilla. Aseta itsellesi esim. 25 tai 50 minuutin aika, jolloin työskentelet tehokkaasti ja sen jälkeen pidät 5 – 10 minuutin tauon, jolloin käyt ulkona, syöt tai venyttelet. Tauottaminen tehostaa työskentelyäsi, koska keskityt paremmin yhteen työtehtävään kerrallaan. Tiedät, että sinulla on tietyn verran aikaa suorittaa tehtävä ja siirtyä sitten seuraavaan tehtävään. Tauottamisessa voit käyttää apunasi lukuisia puhelimen sovelluksia, kuten Be focused, Just Focus ja Pomodoro. Sovellukset auttavat sinua tehostamaan työhösi käyttämääsi aikaa paremmin.

 

  1. Aloita aamusi tehokkaasti. Luo itsellesi hyvä fiilis ja nostata energiaasi aamurutiineiden avulla. Tee päivän tärkein työtehtävä ensimmäisenä. Näin tunnet paremmin, että saat asioita tehdyksi ja loppuosa päivästäsikin kuluu tehokkaammin.

 

  1. On järkevää ulkoistaa rutiininomaiset, aikaa vievät tehtävät esim. virtuaaliassistentille. Ulkoista sellaiset tehtävät, jotka koet sellaisiksi, että joku toinen voisi tehdä ne nopeammin / paremmin, tai, että saisit ulkoistamalla itsellesi lisää aikaa tehdä muita tärkeämpiä tehtäviä. Olisiko sinulla joitain tehtäviä, jotka voisit antaa muiden hoidettavaksi?

 

  1. Älä uuvuta itseäsi työllä. Pidä joka viikko vähintään yksi päivä vapaata, jolloin et tee mitään töihin liittyvää. Vapaa-aikana aivosi latautuvat ja itseasiassa olet työpäivinäsi tehokkaampi ja skarpimpi. Jos työskentelet kotona, niin silloin on erityisen tärkeää, että pystyt lähtemään vapaapäivänäsi kotoa pois – toiseen ympäristöön, tekemään jotain erilaista. Käy esim. kiipeilemässä tai pyöräilemässä. Luonnossa vaeltaminen ja luonnon tarkkailu on erittäin palauttavaa ja voimaannuttavaa. Näin aivosi pystyvät latautumaan paremmin, kun ajatuksissasi ei harhaile tekemättömiä töitä ja voit ”tuulettaa aivojasi”.

 

Käytä aikaasi sinulle tärkeisiin asioihin

Määrittele itsellesi tavoite. Mitä haluat saavuttaa ja missä haluat olla elämässäsi viiden vuoden päästä? Määrittele mikä on päämääräsi ja miksi teet sitä mitä teet? Kun tiedät täsmälleen mihin asioihin sinun pitää keskittyä, jotta tavoitteesi toteutuu, pystyt käyttämään aikaasi paremmin tärkeisiin asioihin ja tavoitteellasi on mahdollisuus toteutua.

Tärkeiden tehtävien jaottelemisessa auttaa, kun yritykseesi liittyvät tehtävät jakaa kolmeen ryhmään: punaiseen, siniseen ja mustaan.

 

  1. Punaiseen ryhmään kuuluu työt, jotka ovat välttämättömiä, mutta eivät vie yritystäsi eteenpäin. Pyri minimoimaan näihin käyttämäsi aika. Näitä ovat mm.:
  • Kirjanpitoon liittyvät työt
  • Somettaminen, keskusteleminen, vuorovaikutus
  • Laskujen maksaminen
  • Nettisivujen yms. ylläpitotyöt ja päivitykset
  • Siivoaminen ja järjesteleminen

 

  1. Siniseen ryhmään kuuluu työt, jotka vievät yritystäsi eteenpäin ja kartuttavat yrityksesi kassavirtaa. Näitä ovat mm.:
  • Myyminen
  • Markkinointi
  • Asiakaspalvelu
  • Asiakastyöt
  • Valmentaminen
  • Verkkokurssin tekeminen
  • Hakukoneoptimointi

 

  1. Mustaan ryhmään liitetään työt, jotka kehittävät yritystäsi pitkällä tähtäimellä. Näistä yrityksesi hyötyy pitkäaikaisesti. Näitä ovat mm.:
  • Brändääminen
  • Itsesi kehittäminen: opiskeleminen ja kurssien käyminen
  • Oman energiasi lisääminen – jaksat paremmin (aamurutiinit, meditaatio)
  • Yrityksesi kehittäminen
  • Palveluiden suunnitteleminen yms.

 

Keskity tekemään eniten työtehtäviä, jotka ovat sinisessä ja mustassa ryhmässä.

Sinisen ryhmän työt pyörittävät ja kasvattavat yritystäsi. Ilman näitä yrityksesi ei voi menestyä. Varsinkin yrittämisen alkuvaiheessa on tärkeää panostaa asiakashankintaan ja varmistaa yrityksen kassavirta. Jos olet aikeissa lisätä tiimiisi työntekijöitä, se kannattaa aloittaa siniseen ryhmään kuuluvista ammattilaisista.

Mustan ryhmän työt vaikuttavat yritykseesi pitkällä tähtäimellä. Ne antavat sinulle eväitä työssäjaksamiseen ja tekevät yrittämisestä suunnitelmallisempaa. Näiden töiden hedelmistä nautit vielä vuosienkin päästä.

Pyri minimoimaan punaisen ryhmän työtehtäviin käyttämäsi aika. Käytä korkeintaan 5 – 10% ajastasi näihin tehtäviin. Voit esimerkiksi pitää kaksi kertaa kuussa päivän, jolloin keskityt esim. laskujen maksamiseen, kuittien kokoamiseen kirjanpitäjälle ja nettisivujen päivittämiseen.

 

Toivottavasti sait näistä vinkeistä apua ajanhallintaasi! Jos haluat kuulla lisää vinkkejäni, niin liity mukaan ilmaiseen Facebook ryhmääni Menestyvät SUPERyrittäjät. Ryhmässä annan vinkkejä ja neuvoja brändäyksestä, nettisivujen suunnittelusta, ajanhallinnasta, menestyvän yrittäjän mindsetista ja tarinankerronnasta.

 

Olisin myös kiitollinen, jos jakaisit kirjoitustani eteenpäin!

error: Content is protected !!